Wie Sie den Praxis-Anrufbeantworter
richtig besprechen

Praxen bzw. Ärzte*innen sollen für dringende Fälle erreichbar sein, oder zumindest über Erreichbarkeit und Vertretungen informieren. Dieser Informationspflicht kommen Sie mit einer entsprechenden Bandansage per Anrufbeantworter nach.

Bei Abwesenheiten wegen Urlaubs oder ähnlichem sollten Sie folgende Informationen nennen.

  • Begrüßung („Guten Tag“ oder etwas formloser: „Hallo“)
  • Name der Praxis
  • Dauer (Ende) der Abwesenheit.
  • Name, Adresse und Telefonnummer Ihrer Vertretung
  • Hinweis, sich in lebensbedrohlichen Fällen an den Rettungsdienst mit der Telefonnummer 112 zu wenden.
  • Auf Wiederhören (oder ähnlichen „Abbinder“)

Für die Zeiten außerhalb Ihrer Sprechstunden, bzw. wenn das Telefon nicht besetzt ist entfällt die Vertreter-Info, dafür aber den Hinweis geben „Sie rufen außerhalb der Sprechzeiten an“. Optional können sie danach die Sprechzeiten erwähnen.

Die Abwesenheits-Ansage prägt durchaus den Eindruck, den Anrufer von Ihrer Praxis erhalten. Es lohnt sich also, beim Einsprechen der Ansagen Sorgfalt walten zu lassen:
  • Vermeiden Sie Hintergrundgeräusche, suchen Sie sich einen ruhigen Raum
  • Machen sie sich Notizen in der richtigen Reihenfolge zu den Informationen, die sie erwähnen wollen.
  • Vermeiden Sie Gags oder kreative Spielereien. Sowas kommt meist nicht so witzig rüber, wie es gemeint war, oder kann gar unseriös wirken.
  • Sie müssen weder darüber aufklären, dass der Anrufer gerade einen Anrufbeantworter hört, noch dass Nachrichten erst nach dem Piepton hinterlassen werden können. Das weiß man inzwischen.
  • Sprechen Sie ruhig und nicht zu schnell. Nicht Nuscheln, sondern klar artikulieren (aber „verbiegen“ Sie sich nicht, das wirkt evtl. unnatürlich).
  • Die Ansage sollte idealer Weise ca. 15 bis 20 Sekunden nicht überschreiten (was aber schwierig sein kann, besonders wenn Sie Ihre Sprechzeiten durchgeben wollen)
  • Kleiner Trick: Wenn Sie sich beim Einsprechen der Ansage aufrecht hinsetzen und Lächeln, wird man das „zwischen den Zeilen“ hören.