Wir schreiben das Jahr 2018. Ohne Smartphone fühle ich mich leer und das Schnellrestaurant um die Ecke notiert die Bestellungen mit einem Fingerdruck auf eine Tablet-Anwendung. Wenn das Katzenfutter ausgeht drücke ich einen Amazon Dash-Button und löse damit eine Bestellung aus. Digitalisierung und Web überall? Nicht ganz…

Letzte Woche war ich bei einem für mich neuen Arzt, wo auf der Suche nach dem nächsten freien Termin immer noch in einem dicken Buch hin und her geblättert wurde. Ja, das gibt es und wenn es funktioniert, ist das völlig ok. Die Praxis war ansonsten modern und ich fühlte mich rundum gut behandelt. Wenn eine Praxis aber ihren Terminkalender bereits digitalisiert hat, ist es nur noch ein kurzer logischer Schritt hin zu einem Online-Kalender, der es Patienten erlaubt, im Internet einen Termin bei einem oder Ihrem Arzt / Ärztin zu buchen.

Dabei kann man zwischen zwei grundsätzlich verschiedenen Möglichkeiten bzw. Angeboten der Terminvereinbarung unterscheiden: Ein eigener Online Kalender, der auf der Webseite der Praxis eingebunden wird, und zentrale Termindienste, bei denen man sich als Arzt / Ärztin eintragen lassen kann. Beide Varianten sind in der Regel mit Kosten verbunden. Die Preismodelle unterscheiden sich stark, es gibt Pauschalpakete oder auch Gebühren pro vermitteltem Patienten. Unserem subjektiven Empfinden nach sind die Kosten recht hoch, wenn man sie zum Beispiel mit den Kosten für eine komplette Praxissoftware bzw. Arztsoftware vergleicht, die ja exponentiell mehr können und bieten muss.

Zentrale Online-Terminbuchung  per Web-Portal

Prominentestes Beispiel für einen zentralen Online-Kalender ist wahrscheinlich jameda.de (über die wir schon hier berichtet haben); weitere Anbieter sind unter anderem samedi.de, arzttermine.de, doctolib.de oder doctena.de (ehemals doxter.de). Doctena.de und jameda.de bieten den Patienten außerdem die Möglichkeit von Ärztebewertungen, was aus Sicht der Ärzte durchaus kontrovers gesehen werden kann. Andere, wie arztbuchen24.de, binden Google-Rezensionen ein.

Natürlich müssen für eine Nutzen-Bewertung alle Leistungen erfasst werden, die durchaus unterschiedlich ausfallen. So bieten manche die sehr sinnvollen SMS- oder E-Mail-Terminerinnerungen. Samedi präsentiert sich als noch umfänglichere Lösung und bietet unter anderem sichere Kommunikation unter den teilnehmenden Ärzten. Gemeinsam haben die Lösungen, dass ein Patient sich mindestens mit seiner E-Mail-Adresse registrieren muss. Bei den meisten dieser zentralen Terminbuchungsmöglichkeiten muss die Praxis eingegangene Termine noch bestätigen, was dann wiederum dem (im Portal registrierten) Patienten mitgeteilt wird.

Wir wollten wissen, in wie vielen Praxen ein Patient denn darüber Termine buchen kann. Dafür haben wir jeweils drei Suchanfragen getätigt: Hausarzt in München, Augenarzt in München und Orthopäde in Kleve, eine Kleinstadt am Niederrhein mit etwas über 50 tausend Einwohnern:

PortalErgebnis
hausärztliche Praxen in München
Ergebnis
augenärztliche Praxen in München
Ergebnis
orthopädische Praxen in Kleve
arztbuchen24.de42220
doctena.de29190
doctolib2410
jameda.de18 (2.063)3 (253)0 (19)
arzttermine.de13 (714)0 (19) 0 (3)
samedi.de410
termed.de000
betty24.de? (379) 0 (67) 0 (3)
dr-flex.de2 in Bayern
Tabelle 1: Testergebnisse für Suchen nach zentraler Online-Terminbuchung auf dem jeweiligen Portal. Stand: 9.5.2018. Wenn als Filtermöglichkeit vorhanden: Umkreis jeweils auf 10 km eingestellt, Kassenpatient. Zahlen in Klammern sind die Gesamtanzahl an Praxen, die das Portal ggf. ausweist. Bei betty24.de sieht man erst nach Klick auf einen Arzt / Ärztin, ob hier Termine gebucht werden können. Wegen des großen Aufwandes haben wir nach ca. 20 negativen Stichproben die restlichen ca. 350 Ärtzte / Ärztinnen nicht weiter durchgeklickt. 

Das Ergebnis fällt doch sehr ernüchternd aus. Da verwundert es nicht, dass in den letzten Jahren einige Anbieter wie zum Beispiel hallodr.de schon wieder vom Markt verschwunden sind. 

 

Online-Kalender auf der Praxis-Webseite

 

Die meisten der genannten bieten außerdem die Möglichkeit, einen Online-Terminkalender auf der Praxis-Webseite anzubinden. Das Problem, wie sich die Termine mit der Praxissoftware synchronisieren, wird über eine Schnittstelle zur Praxissoftware gelöst, die unter anderem arztbuchen24, doctena.de , samedi.de und jameda.de anbieten. Wie gut oder schlecht das im Arbeitsalltag funktioniert, und welche Systeme angebunden werden können oder auch nicht, haben wir nicht untersucht. In der Regel wird es ein Kompromiss sein: Unsere Praxissoftware tomedo® bietet beispielsweise eine Anbindung an Samedi, mit der die Patientenstammdaten hin- und her-geschrieben werden können, nicht jedoch der tomedo®-Kalender mit dem Samedi-Kalender synchron gehalten werden kann, was technisch viel aufwändiger ist.

Reibungslose Anläufe kann man aber auf jeden Fall erwarten, wenn die Praxissoftware selbst einen Online-Terminkalender bietet, was inzwischen bei so gut wie allen namhaften Produkten der Fall ist. Die Vorteile einer Online-Buchungsmöglichkeit auf der Webseite der Arztpraxis liegen auf der Hand: Sie entlastet die Anmeldung und „arbeitet“ rund um die Uhr. Hinzu kommt, dass viele Patienten schlechte Erfahrungen mit der telefonischen Kontaktaufnahme gemacht haben, weil Praxen mitunter aufgrund des hohen Kommunikationsaufkommens nicht optimal erreichbar sind. Wer hing noch nicht in der Warteschleife einer Arztpraxis oder lauschte minutenlang dem Tuten im Telefon?

Bei manchen Lösungen – und so natürlich auch beim Online-Kalender von tomedo® – kann man nicht nur die Termine selbst, sondern auch Terminarten definieren. Das ist praktisch, weil dann typische Termine wie z.B. Vorsorgeuntersuchungen nur während der Dienstzeiten des jeweiligen Behandlers angeboten werden können. Möglich wird dies auch dadurch, dass jeder Behandler einen eigenen Terminkalender anlegen kann, der aber zusammen mit allen anderen der Praxis wie ein einzelner gemeinsamer Kalender betrachtet werden kann, wenn man dies wünscht. In unserer Lösung ist es außerdem möglich, für die Online-Terminvergabe Fragen und Regeln zu hinterlegen. So kann beispielsweise abgefragt werden, ob der Patient schon mal da war oder ein Neukunde ist, ob er Privat- oder Kassenpatient ist etc., und je nach Antwort bestimmte Termine anbieten oder auch nicht.

Nebenbei generiert man über die Online-Terminbuchung auch Stammdaten, insbesondere E-Mail-Adressen. Diese wiederum sind höchst nützlich, um automatisiert Terminerinnerungen zu verschicken. Das erklärt, warum die Termintreue bei online gebuchten Terminen oftmals sogar etwas höher als bei telefonisch vereinbarten Terminen ist, was man ja auf den ersten Blick nicht unbedingt erwarten würde.

„Vorsicht Werbung“: Für unsere Praxissoftware tomedo® bieten wir den Online-Kalender als Paket zusammen mit der zertifizierten Videosprechstunde für monatlich nur 29,- EUR pro Arzt an.

 

Geschichte der Kalender

 

Kalender haben eine lange Geschichte, die sowohl kirchlich-religiös als auch interessanter Weise medizinisch geprägt ist. Die Kalender, die in Europa in den vergangenen Jahrhunderten Verwendung fanden, zeigten in der Regel nämlich nicht nur den Jahresverlauf, sondern boten darüber hinaus zusätzliche Informationen (in Marketing-Deutsch würden wir das heute wohl „Mehrwerte“ nennen) wie typischer Weise das Aderlassmännlein (siehe Abbildung).

 

Abbildung 2: Aderlassmännlein von Konrad von Megenberg. Quelle: Wikipedia

 

Mit der Erfindung des Buchdrucks kamen nach einfachen Einblattdrucken umfangreichere Kalender auf, die vor allem medizinische, astronomische und meteorologische Kenntnisse enthielten. Kalender waren lange das, was man heute als Massenmedium bezeichnen würde, und mit der Zeit prägten sich immer mehr unterschiedliche Kalendertypen aus. Dabei waren besonders „Schreibkalender“ verbreitet, aus denen sich in der Neuzeit unsere heutigen Terminkalender bzw. Terminplaner entwickelten (Quelle: historicum.net).

Schon früh in der Digitalisierung kamen erste PIMs (Personal Information Manager) auf. In 1998, also vor genau 20 Jahren, wurde dann für Mac OS X das Datenformat iCalendar definiert. Wir kennen heute daraus die Dateinendungen .iCal oder .ics, mit denen Kontakt- oder Termindaten systemübergreifend ausgetauscht werden können. Mit der immer weitergehenden Durchdringung des beruflichen Alltages mit webbasierten Anwendungen wurden webbasierte Kalender üblich, wie zum Beispiel der Google Kalender, der 2006 erschien.

 

Beispiel einer Online Terminbuchung auf einer Arztpraxis-Website

So sieht die Online-Terminvereinbarung per tomedo®-Online Kalender auf der Webseite der Praxis unseres Gründers, Dr. Zollmann in Jena, aus:

Abbildung 3: Startseite und sichtbarer Bereich der Praxis-Webseite

Abbildung 5: Auswahl Termin und Behandler

Abbildung 4: Angabe Besuchsgrund / Terminart

Abbildung 6: Letzter Schritt vor Absenden: Angabe Stammdaten