Gründerin der zollsoft GmbH gewinnt Innovationswettbewerb des BVDD

Mit Ihrem übergreifenden Konzept „360° Digitalisierung“ hat Dr. Christine Zollmann den Innovationspreis des Berufsverbands der Deutschen Dermatologen (BVDD) 2018 gewonnen.

Das Konzept nutzt alle geeigneten Digitalisierungsmöglichkeiten, um die Patientenversorgung und Praxen-Organisation zu optimieren. Dabei werden die verschiedenen digitalen Anwendungen an den typischen Phasen einer Patienten-Praxen-Beziehung verortet: Von der Anbahnung bzw. Kontaktaufnahme mit der Praxis, über den Erstbesuch und die Untersuchung zur Therapie und Folgebehandlung, bis schließlich zur Abrechnung ist es Frau Dr. Zollmann und ihrem Team damit gelungen, die verschiedenen Schritte, die ein Patient durchläuft, erheblich zu vereinfachen und damit mehr Zeit für das Arzt-Patienten-Gespräch zu schaffen.

Abb. 1: Übergeordnetes Schema von „360° Digitalisierung“
I. Anbahnung: Wie ein Patient von der Praxis erfährt und den Erstkontakt herstellen bzw. einen Termin vereinbaren kann.

II. Kennenlernen und untersuchen: Wie die Anmeldung in der Praxis funktioniert und wie bzw. mit welchen digitalen Hilfsmitteln die Untersuchung des Patienten durch den behandelnden Arzt erfolgt.

III. Therapie und Folgebehandlung: Wie wir den Therapieverlauf verfolgen und Folgebehandlungen abhalten können.

IV. Nacharbeiten, Abrechnung: Wie wir vom Arztbrief an den Hausarzt bis zur Abrechnung die Prozesse digitalisieren und damit verbessern und beschleunigen können.

 

I. Anbahnung

Online-Terminkalender

Ist ein Patient auf der Praxis-Website, wird ihm dort die Möglichkeit geboten, über einen Online-Terminkalender direkt einen Termin zu vereinbaren. Dazu wird der Besuchsgrund abgefragt und die ersten Daten des Patienten erhoben. Die Termine landen dann automatisch im zentralen tomedo®-Terminkalender der Praxis.

Abb. 2: Online-Terminkalender

II. Kennenlernen und untersuchen Selbstanmelde-Terminal

Um die Anmeldung zu entlasten, wurde das Selbstanmelde-Terminal entwickelt. Die Patienten müssen hier nur ihre Karte stecken, dann öffnet sich ein Fenster mit den Stammdaten, welche der Patient dann bestätigen muss. Sobald er diesen kurzen Prozess durchlaufen hat, kann er im Wartezimmer Platz nehmen (was ihm das Terminal natürlich mitteilt). Der Patient ist dann als Besucher in tomedo® verzeichnet und erscheint für die Mitarbeiter(innen) an der Anmeldung in der sogenannten „Tagesliste“ (eine Arbeitsliste mit den in der Praxis anwesenden Patienten, die u.a. je Arbeitsplatz, tomedo®-Anwender oder Raum individuell gefiltert werden kann).

Abb. 3: Selbstanmelde-Terminal

ToDo-Konzept mit Tagesliste und Ampelstatus

Wenn ein Patient angemeldet ist, werden ihm (bei bestimmten Terminarten automatisch, sonst mit einem Klick an der Anmeldung) sogenannte ToDos zugewiesen. Diese ToDos sind ein zentrales Konzept von tomedo®, das aus dem Wunsch entstanden ist, auch den „Durchlauf“ eines Patienten in der Praxis softwareseitig zu unterstützen bzw. soweit möglich zu automatisieren.

Jedes ToDo kann initial (bei Anlage im Administratoren-Bereich) mit einem Behandler und auch einem Raum verknüpft werden. Wenn nun eine Schwester den Patienten z.B. zur Sonografie schickt, aktiviert Sie mit einem Klick in tomedo® das entsprechende ToDo namens „Sono“. Daraufhin hat der behandelnde Arzt/Ärztin, der/die diesem ToDo zugeordnet ist, den betreffenden Patienten in seiner/ihrer Arbeitsliste und auch der Raum ist für alle Nutzer solange als belegt gekennzeichnet, solange das Sono-ToDo nicht vom Arzt/Ärztin oder einer Schwester wiederum mit einem Klick bzw. Tastaturkürzel als erledigt gekennzeichnet wurde.

Dadurch weiß jeder Mitarbeiter – ob Ärztin oder Schwester – jederzeit auf einen Blick, wo sich welcher Patient befindet, welche Raumressourcen gerade belegt oder frei sind und auch, wo sich welcher Behandler gerade befindet. Diese Übersicht hat die Wartezeiten in der Praxis ganz maßgeblich reduziert und erlaubt mehr Zeit für das Patienten-Arzt-Gespräch.

 

Panels – praktische kleine Extra-Fenster

Panels sind kleine Extra-Fenster, die an das Hauptfenster geheftet werden können, wo sie sichtbar bleiben, auch wenn man im Hauptfenster zu einer anderen Ansicht wechselt. Sie sind unheimlich praktisch, denn sie sparen viele Klicks und Fenster-Wechsel. Es gibt Panels zu den ToDos, über die Raumbelegungen, mit Patienten-Kurzinfos, zur Videosprechstunde und mehr. Eine kleine aber feine Funktion, die einem den Arbeitsalltag erleichtert.

Speziell für die Anmeldung wurde ein Panel entwickelt, welches die Wartezeiten der Patienten sowohl im Wartezimmer als auch auf den verschiedenen Stationen nach einem Ampelsystem visualisiert. Die Zeitdauern, nach denen der Status wechselt, sind dabei konfigurierbar (siehe unten „Warnung“ und „Kritisch“). So sehen alle Beteiligten auf einen Blick, wenn Patienten (zu) lange warten. Auch dies hat merklich zur Verkürzung der Wartezeiten ihrer Patienten geführt.

Abb. 4: ToDo-Konfiguration im Admin-Bereich von tomedo®

Diktier- und Nachrichtenfunktion

Zur internen Kommunikation in der Praxis dient die Nachrichten-Funktion von tomedo®, die so ähnlich wie z.B. WhatsApp aufgebaut ist, aber umfassenden Datenschutz bietet. Man kann Gruppen konfigurieren, Nachrichten planen und vieles mehr.

Abb. 5: Nachrichten-Funktion in tomedo®

Login per Gesichtserkennung

Weil das Einloggen besonders von den Mitarbeiterinnen als lästig empfunden wurde, welche häufig den Arbeitsplatz wechseln müssen, wurde ein automatischer Login per Gesichtserkennung entwickelt. Damit muss man sich nur noch vor einen Arbeitsplatz mit Kamera setzen und kann direkt arbeiten. Für die Entwicklung wurden modernste Algorithmen aus dem Bereich der künstlichen Intelligenz angewendet und auch einen Schutz vor Manipulation mit Hilfe von Fotos entwickelt.

Abb. 6: „Training“ des Gesichts-Logins

III. Digitalisierung in der Therapie und Folgebehandlung

Videosprechstunde

Seit einigen Monaten nutzen Frau Dr. Zollmann und Ihr Team die von der zollsoft GmbH entwickelte, KBV-zertifizierte Videosprechstunde für Nachuntersuchung z.B. zur Wundheilung. Gerade ältere Patienten sind oft sehr froh über diese Möglichkeit, weil sie sich dadurch die beschwerliche und oft auch weite Anreise (großes Einzugsgebiet) sparen können.

Während der Videosprechstunde werden Aufnahmen (Screenshots der Videoübertragung) gemacht und wichtige Punkte können als Notizen oder auch als Zeichnungen auf den Bildern festgehalten werden. Nach Beendigung der Videosprechstunde können mit wenigen Klicks die Bilder, Notizen und Rahmendaten (Datum, Uhrzeit, Dauer, etc.) als Dokumentation in die Patientenakte in tomedo® übernommen werden.

 

Hausbesuche mit dem iPad

Die Praxis von Frau Dr. Zollmann bietet ihren gehbehinderten Patienten an, zum Beispiel die Versorgung von Wunden bei Ihnen im Haubesuch zu machen. Deswegen suchten sie nach einer Lösung, mit der sowohl die Durchführung der Hausbesuche, vor allem aber auch die in der Vergangenheit oft recht umfangreichen Nacharbeiten, optimiert werden können. Mit dem Aufkommen der iPads und deren Fähigkeit, mobil online zu gehen, deutete sich eine Lösung an.

Deshalb wurde die Entwicklung einer iPad- und iPhone-App für tomedo® angestoßen, die seit Ende 2013 zur Verfügung stehen und seitdem weiterentwickelt werden. Insbesondere die iPad-App hat sich als digitale Unterstützung für Hausbesuche bewährt:

Aus der Akte heraus kann die Adresse des nächsten Patienten schnell und einfach in die Navigations-App übertragen werden, welche die meisten nutzen. Damit entfällt das zeitraubende Eingeben neuer Adressen in das Navigationssystem.

Vor Ort kann die komplette Dokumentation des Besuches eingegeben werden, wobei meistens die Diktierfunktion genutzt wird.

Dabei werden gerne Fotos direkt aus der tomedo®-App heraus gemacht, denn sie landen automatisch in der Akte; es bedarf also keines Wechsels der Anwendung und dann eines Importes der Fotos. Allein dadurch hat sich die Qualität der Dokumentationen deutlich erhöht.

Wenn vor Ort Versichertenkarten eingelesen werden sollen, Rezepte ausgestellt oder Überweisungen geschrieben werden sollen, wird dagegen eines der MacBooks mitgenommen, weil die begrenzten technischen Möglichkeiten der iPads ein Implementieren dieser Funktionen noch nicht zulassen.

 

IV. Digitalisierung der Nacharbeiten und Abrechnung

Arztbriefe mit wenigen Klicks

In vielen Fällen soll ein Brief an z.B. die überweisende Kollegin die stets gleichen Inhalte tragen. In der Vergangenheit hat das Verfassen entsprechender Arztbriefe viel Zeit beansprucht. Inzwischen wurde ein sehr hoher Automatisierungsgrad erreicht. Für Standard-Briefe werden aus der Patientenakte heraus tatsächlich nur noch ganz wenige Klicks bis zum Drucken des Briefes benötigt.

Abb. 7: Arztbriefe mit wenigen Klicks erstellen

Schnelle Abrechnung durch Echtzeit-Fehleranzeige

In den ersten Jahren der Praxis verschlang die Quartalsabrechnung mit der KV sehr viel Arbeitszeit; sowohl bei der Praxismanagerin als auch bei den Ärztinnen und Ärzten. Eine zentrale Anforderung an tomedo® war daher, die Abrechnung fehlerfreier und schneller zu machen.

Schon bei der Eingabe von Diagnosen und Leistungsziffern wird gegen die Abrechnungsregeln geprüft und in Echtzeit Fehler angezeigt. Man kann diese Fehler sofort beseitigen oder später, denn sie werden in einer zentralen Abrechnungsfehlerliste gesammelt. Mit Hilfe dieser Liste können sie dann sukzessive abgearbeitet werden. Dadurch erledigt die Praxis für Venen- und Hauterkrankungen die Abrechnungen inzwischen in wenigen Minuten.

Abb. 8: Die zentrale Abrechnungs-Fehlerliste

Hintergrund

Zusammen mit ihren Kolleginnen gründete Dr. Christine Zollmann 1993 in Jena die Praxis für Venen- und Hauterkrankungen. In der Praxis arbeiten heute auf 7 Stellen 9 Dermatologen und 5 Dermatologen als Ausbildungsassistenten Phlebologie/ Allergologie

Dr. Christine Zollmann gründete 2011 außerdem zusammen mit Ihrem Mann, Dr. Philipp Zollmann , die zollsoft GmbH, welche 2013 tomedo® als einzige uns bekannte nativ für Apple-Hardware programmierte Praxissoftware in Deutschland auf den Markt gebracht hat. Dr. Philipp Zollmann ist Inhaber einer großen orthopädisch / chirurgischen Praxis ebenfalls in Jena.

Ihre beiden Söhne, Dr. Andreas Zollmann und Johannes Zollmann (beides studierte Informatiker), sind die Geschäftsführer der zollsoft GmbH.

Diese Konstellation bedeutet für sie den Vorteil, dass sie die für ihr Digitalisierungsprojekt notwendigen Programme und Funktionen direkt nach ihren Anforderungen entwickeln lassen können. Diese Innovationen kommen dann auch allen anderen Ärztinnen und Ärzten sowie Psychotherapeuten, die tomedo® nutzen, zugute. Diese Synergie zwischen der ärztlichen Praxis und modernster Softwareentwicklung hat unseres Erachtens maßgeblich sowohl zum Erfolg von tomedo® beigetragen, als auch vor allem zur hohen Versorgungsqualität der Praxen.